Dateiformate für Übersetzung und Lokalisierung

Das Dateiformat bestimmt, wie Inhalte extrahiert, geschützt, übersetzt und wieder ausgeliefert werden. Word, Excel und PowerPoint stellen andere Anforderungen als InDesign, XML, XLIFF, JSON, Software-Strings oder gescannte PDF-Dateien. LinguaVox prüft vor Projektbeginn, ob die Quelldatei editierbar ist, welche Elemente übersetzt werden sollen und welche Tags, Variablen, Formeln oder Formatierungen unverändert bleiben müssen. Die Übersetzung wird möglichst im offenen Ursprungsformat bearbeitet. Ein PDF ist häufig nur eine Ansicht und nicht die beste Arbeitsgrundlage.

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Office-Dateien: Word, Excel und PowerPoint

Word-Dokumente können Textfelder, Kopfzeilen, Inhaltsverzeichnisse, Kommentare und eingebettete Objekte enthalten. Excel verbindet Text mit Formeln, Tabellenblättern, ausgeblendeten Bereichen und Zeichenbegrenzungen. PowerPoint enthält Masterfolien, Notizen, Diagramme und sehr begrenzten Platz. Vor dem Import wird geprüft, welche Bereiche übersetzt werden. Nach der Rückführung folgt eine Sichtkontrolle. Übersetzter Text kann länger sein und Umbruch, Spaltenbreite oder Folienlayout verändern. Formeln und Zahlen dürfen nicht versehentlich überschrieben werden.

Adobe InDesign und Desktop Publishing

Bei Broschüren, Katalogen, Verpackungen und Berichten sind offene InDesign-Dateien wesentlich besser als ein finales PDF. Der Text kann über IDML oder kompatible Workflows in ein CAT-Tool übernommen werden. Bilder, Schriften und verknüpfte Dateien müssen verfügbar sein. Nach der Übersetzung folgt Multilingual Desktop Publishing, um Überläufe, Trennungen, Tabellen und Seitenverweise zu kontrollieren. LinguaVox trennt sprachliche Korrekturen von Layoutänderungen, damit beide nachvollziehbar bleiben.

PDF, Scan und OCR

Ein PDF kann editierbaren Text, Vektorgrafiken, eingebettete Schriften oder nur gescannte Seiten enthalten. Bei Scans ist Texterkennung nötig, die Zeichen, Tabellen und Lesereihenfolge fehlerhaft erfassen kann. Deshalb wird nach einer offenen Quelldatei gefragt, bevor ein aufwendiger Rekonstruktionsprozess beginnt. Wenn nur PDF vorliegt, werden Aufwand, Zielqualität und gewünschtes Lieferformat geklärt. Eine Übersetzung als Word-Datei ist nicht automatisch layoutgleich mit dem Original. Für beglaubigte oder offizielle Dokumente gelten zusätzliche Anforderungen ausserhalb dieser technischen Seite.

XML, HTML, JSON und strukturierte Daten

Strukturierte Dateien enthalten übersetzbaren Text sowie Tags, Attribute, IDs, Variablen und technische Werte. XML ist ein flexibles Format für strukturierte Informationen. HTML enthält zusätzlich Elemente für Darstellung und Verlinkung. JSON wird häufig für Web- und Softwareinhalte eingesetzt. Filterregeln müssen festlegen, welche Felder übersetzt werden. Fehlerhafte Tags oder Anführungszeichen können die Datei unbrauchbar machen. CAT-Tools schützen viele dieser Elemente, sofern Importfilter und Dateistruktur korrekt konfiguriert sind.

XLIFF und Lokalisierungsaustausch

XLIFF ist ein OASIS-Standard für den Austausch lokalisierbarer Daten zwischen Prozessschritten und Werkzeugen. Die Datei kann Segmente, Statusinformationen, Kontext und Tags enthalten. Verschiedene Versionen und Implementierungen sind nicht immer vollständig kompatibel. Vor dem Import werden XLIFF-Version, Sprachen, Namespaces, eingebettete Codes und Rücklieferungsanforderungen geprüft. Eine zweisprachige XLIFF-Datei darf nicht wie ein normales XML-Dokument verändert werden. Die strukturelle Validität ist Teil der technischen Endkontrolle.

Software-, CMS- und TMS-Exporte

Webseiten und Apps werden häufig über CSV, XML, JSON, PO, RESX, ARB, YAML oder proprietäre Exporte lokalisiert. Ein Export kann Schlüssel, Kontext, Zeichenlimit und Kommentar enthalten. Diese Informationen sollten erhalten bleiben. Bei kontinuierlicher Lokalisierung ist eine direkte Integration mit einem TMS möglich. Trotzdem braucht jeder Workflow klare Regeln für neue, geänderte und gelöschte Strings. Translation Memory und Terminologiemanagement unterstützen wiederkehrende Releases.

Technische Zeichnungen und Redaktionssysteme

CAD-Dateien, technische Zeichnungen und modulare Redaktionssysteme enthalten Text oft in speziellen Feldern oder Exportformaten. Eine direkte Bearbeitung ist nicht immer sinnvoll. Häufig werden XML, Excel oder zweisprachige Pakete bereitgestellt. Bei technischen Übersetzungen müssen Bauteilnamen, Positionsnummern und Querverweise erhalten bleiben. LinguaVox prüft, ob die Übersetzung später automatisch in das Quellsystem zurückgeführt wird und welche Zeichen- oder Feldbegrenzungen gelten.

Dateiprüfung, Sicherheit und Angebot

Vor Projektbeginn werden Virenprüfung, Dateiintegrität, Verschlüsselung, Zugriffsrechte und gewünschter Rückgabeweg geklärt. Proprietäre oder passwortgeschützte Dateien benötigen passende Zugänge. Für ein Angebot sind Originaldateien, Sprachkombinationen, Zielmarkt, Lieferformat und gewünschte Zusatzleistungen erforderlich. Screenshots reichen für eine belastbare technische Bewertung meist nicht aus. Die Übersicht Technologie und Qualität verbindet Formate mit QA, Terminologie und Datenschutz.

Vorbereitung und Rücklieferung

Eine saubere Dateivorbereitung spart oft mehr Zeit als eine spätere Reparatur. Vor Projektbeginn prüft LinguaVox, ob Schriften, verknüpfte Bilder, Referenzdateien, Kommentare und geschützte Bereiche vollständig vorhanden sind. Bei exportierten Formaten wird geklärt, aus welchem System sie stammen und wie sie wieder importiert werden. Die Rücklieferung umfasst je nach Auftrag die übersetzte Zieldatei, zweisprachige Arbeitsdateien oder aktualisierte Sprachressourcen. Vorher werden Dateiname, Ordnerstruktur, Version und technische Öffnung kontrolliert. Dadurch erhält der Kunde nicht nur übersetzten Text, sondern ein Paket, das sich im vorgesehenen Publikations- oder Produktionsprozess weiterverwenden lässt.

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Häufige Fragen zu Dateiformate für Übersetzung und Lokalisierung

Welche Dateiformate kann LinguaVox bearbeiten?

Je nach Projekt unter anderem Word, Excel, PowerPoint, InDesign/IDML, XML, XLIFF, HTML, JSON, CSV und verschiedene Software- oder CMS-Exporte. Automatische Prüfungen ergänzen die fachliche Kontrolle, ersetzen sie aber nicht.

Kann direkt aus einem PDF übersetzt werden?

Das ist möglich, aber eine offene Quelldatei ist meist besser. Bei Scans oder komplexem Layout können OCR, Rekonstruktion und zusätzliche Kontrolle erforderlich sein. Werkzeuge werden nach Dateiformat, Sicherheitsanforderungen und Qualitätsziel ausgewählt.

Bleiben Tags, Variablen und Formeln erhalten?

CAT-Tools und geeignete Filter schützen viele technische Elemente. Vor der Lieferung werden Struktur und kritische Platzhalter geprüft. Freigaben und Terminologie bleiben für spätere Aktualisierungen dokumentiert. Der zuständige Projektmanager prüft dazu Dateien, Sprachkombination, Termin und Verwendungszweck.

Was ist XLIFF?

XLIFF ist ein standardisiertes Austauschformat für lokalisierbare Daten. Es kann Segmente, Kontext, Status und technische Codes zwischen Systemen transportieren. Kundenseitige Systeme und Austauschformate können in den Workflow einbezogen werden.

Welche Dateien sind für ein Angebot nötig?

Am besten die offenen Originaldateien oder repräsentative Exporte. Zusätzlich werden Sprachen, Zielmarkt, Lieferformat, Termin und gewünschte Layout- oder Testleistungen benötigt. Der konkrete Einsatz wird vor Projektbeginn transparent festgelegt.